بزرگنمايي:

آریا جوان - اگر در مکالمات اداری و سازمانی، مسائل را از دید اول‌شخص بیان کنید، با مشکلات مختلفی مواجه می‌شوید و شخصیت ضعیفی را از خودتان به نمایش می‌گذارید.

کارشناسان معمولاً توصیه می‌کنند که در مکالمات چالش‌برانگیز، عبارات خود را با کلمه‌ی «من» آغاز کنید. چراکه در این صورت مخاطبان (یا همکاران) احساس نمی‌کنند مورد سرزنش، یا حمله قرارگرفته‌اند. مثلاً: «من کمی ناامید شدم وقتی شما برای دومین بار، تاریخ سررسید بودجه‌ را فراموش کردید.» درواقع واژه‌ی «من»، برای شرایطی مناسب است که شما روابط شخصی و نزدیکی با یک همکار دارید که او نیز برای شما اهمیت ویژه‌ای قائل است. یا زمانی که می‌خواهید نشان دهید که ازنظر شما، یک مسئله‌ی خاص، دلالت‌ها و پیامدهای اخلاقی مهمی به دنبال دارد. ولی در اغلب مواقع، ضمیر «من»، به‌جای تقویت گفتمان، به تضعیف استدلال‌های شما منجر می‌شود. در این مقاله توضیح می‌دهیم که چرا استفاده از ضمیر «من»، نتیجه‌ی معکوس دارد و راه‌حل جایگزین آن چیست.
اول اینکه واژه‌ی من، به‌نوعی نشان‌دهنده‌ی احساساتی بودن فرد است ، مخصوصاً هنگامی‌که از جانب زنان به‌کاربرده می‌شود. به این مثال واقعی توجه کنید: معاون یک موسسه‌ی آموزش رهبری، در خصوص مجموعه‌ای از اقدامات اتخاذشده زیر سؤال رفته بود و باید دو نفر از اعضای هیئت‌مدیره را متقاعد و توجیه می‌کرد. او به توصیه‌ی یک شریک تجاری، اظهارات خود را در طول جلسه، بر مبنای ضمیر من پیش برد تا لحن منفی مباحثات را کاهش دهد. او می‌خواست نشان دهد که واقعاً به این مسئله اهمیت می‌دهد. اما به نظر می‌رسید دو عضو هیئت‌مدیره، اصلاً از مکالمات او خشنود نیستند. پس‌ازآن نیز در جلسات بعدی تیم، عملاً او را نادیده می‌گرفتند. واقعیت این است که اظهارات او، نه‌تنها مدیران را متقاعد نکرده بود، بلکه آن‌ها فکر می‌کردند این معاون، فردی احساساتی است که در آینده به کسب‌وکار آسیب می‌رساند. او پس‌ازاینکه به کمک مشاور خود، متوجه اشتباهش شد، در جلسه‌ی بعد با برنامه‌ی مدون و نتایج ارزیابی‌شده‌ی مستدل، هیئت‌مدیره را متقاعد کرد.
دوم اینکه استفاده از واژه‌ی من، این ذهنیت را تداعی می‌کند که شما به فکر منافع شخصی هستید . به‌عنوان‌مثال، یک مدیر فروش تصمیم داشت یک دفتر کاری را به یکی از نمایندگی‌های شرکت واگذار کند. او برای سرپرست نمایندگی، توضیح داد که یکی از اتاق‌های ساختان در دست تعمیر است و نمایندگی می‌تواند از اتاق کنفرانس یا یکی از اتاق‌های مدیریت استفاده کند، یا اینکه تا زمان اتمام تعمیرات، از خانه (به صورت دورکاری) کار کند. مسئول نمایندگی به هر سه گزینه پاسخ منفی داد و پس‌ازآن نیز شکایتی را تسلیم مقامات ارشد شرکت کرد. مقالات مرتبط:
روش‌هایی برای مدیریت یک تیم پردردسر رفتاری که باعث می‌شود همه کارمندان از شما متنفر شوند
کمی بعد این مدیر فروش، شیوه‌ی عملکرد و گفتگوی خود را برای مشاور توضیح داد. او به نمایندگی گفته بود: «من از شما خواهش می‌کنم به مدت چند روز از دفتر کاری خصوصی چشم‌پوشی کنید.» و در ادامه: «من واقعاً تلاش می‌کنم دفتر شما را آماده کنم.» او می‌خواست نشان دهد که به موضوع اهمیت می‌دهد و پیگیر اتمام تعمیرات است. اما نمایندگی احساس می‌کرد مدیر فروش کاری را انجام می‌دهد که برای خود او راحت‌تر است. به عقیده‌ی سرپرست نمایندگی، اگر مدیر فروش می‌خواست به او کمک کند، باید برنامه‌ی تعمیرات را تغییر می‌داد. مشاور شرکت، برای مدیر فروش توضیح داد که در شرایط مشابه آتی، بهتر است استدلال خود را به این صورت اصلاح کند: «متأسفانه این اتاق به مدت چند روز به تعمیرات نیاز دارد. طی این مدت سه گزینه را پیش روی شما قرار می‌دهیم. لطفاً به ما اطلاع بدهید که کدام مورد بیشتر مطلوب نظر شما است.»
سوم، استفاده از ضمیر من، ممکن است شخصیت شما را ضعیف جلوه دهد . این موضوع به‌ویژه در مواجهه با رهبران، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. آنچه برای رهبران و مدیران در اولویت است، انجام مسئولیت‌ها و چالش‌هایی است که پشت سر می‌گذارید. به‌عنوان‌مثال، سرپرست یک تیم می‌خواهد اختلاف‌نظر خود را با یک دپارتمان دیگر به مدیر گزارش کند. او می‌گوید: «من حس می‌کنم که نمی‌توانم بیش از این، اقدامات دپارتمان X را تحمل‌کنم.» اما این جمله نشان نمی‌دهد که او برای شرکت نگران است. در چنین شرایطی، بهتر است او مکالمه‌ی خود را با پرسشی در مورد نتایج مطلوب و موردنظر رئیس شروع کند و سپس به نکته‌ی معتبری اشاره کند. برای مثال: «رویکرد فعلی شرکت در دپارتمان X ناکارآمد است.» پس‌ازآن نیز می‌تواند اقداماتی را که در تقابل با دپارتمان مذکور صورت گرفته، شرح دهد. جمله‌ی اول، ضعف و ناتوانی سرپرست تیم را در مقابله با مشکل نشان می‌دهد. در این صورت رهبر یا مدیر شرکت، احتمالاً فکر می‌کند که سرپرست تیم مشکل شخصی یا عدم مسئولیت‌پذیری خود را بیان کرده است. اغلب افرادی که مسئولیت تصمیم‌گیری را به عهده‌ دارند، در مواجهه با محتوای احساسی، ناراحت می‌شوند و شاید واکنش‌های شدیدی هم نشان بدهند. توصیه می‌شود که به‌جای استفاده از عباراتی که ضمیر «من»، دائماً در آن‌ها تکرار می‌شود، از تجربیات تحلیلی یا مبتنی بر شواهد استفاده کنید. شما با تکیه کردن به نکاتی که برای تیم یا کسب‌وکار مفیدتر است، گفتمان متقاعدکننده‌تری خواهید داشت.